All right, hallå allihopa och välkomna till dagens webinar. Lucas heter jag och är Project Team Lead här på Omnitas, det vill säga att jag leder en av våra implementationsgrupper. Det vi ska prata om idag är en Fortnox integration och mer specifikt hur en Fortnox integration eller annat bokföringssystem kan se ut i kombination med monday.com. Inte minst också när man kopplar in andra bitar som monday.com är väldigt bra exempelvis idag som vi ska prata om projekthantering. Hur man kan integrera de flödena för att göra sina projekt ännu smidigare. Så det vi ska gå igenom idag är först att vi ska prata om lite utmaningar idag som finns framförallt när man inte har en integration och man har de här helt separata. Det vill säga sin projektledning genomförande av sina projekt och sen helt separat från det så vill man i slutändan både fakturera sina kunder för projekten men ofta får man också in leverantörsfakturer som då ska belasta de här projekten. Utan en integration är det här två väldigt separata flöden och är ofta då väldigt svåra att få ihop på ett bra sätt så att man inte tappar exempelvis information eller inte minst tid. Vi ska kika sedan på ett integrationsflöde som egentligen bara är en väldigt enkel konceptuell modell för att visa hur det här funkar i monday.com och inte minst också hur Make kan spela en del av det. Och slutligen så ska vi också såklart kika på en funktionerlig demo specifikt med Fortnox. Om vi går vidare då till utmaningar så är kanske den största utmaningen lite som jag redan har varit inne på är just den här synligheten mellan sin projektledningsorganisation och ekonomi. I och med inte minst med kanske lite större företag eller medel till stora företag så är det till och med ofta helt separata avdelningar. Projektledningen har sina projekt. De genomför olika form av uppgifter. Det är ofta de som också faktiskt sitter på informationen som exempelvis om man ska dela upp kundfaktureringen i flera fakturer och den uppdelningen ska vara någon form av vi fakturerar det som är gjort så far. Då är det ju projektledningen som har koll på vad är det vi har gjort vad vi ska fakturera och då behöver prata med ekonomi exempelvis för att säga Jag behöver fakturera för det projektet för den kunden kan ni sätta upp den fakturen och skicka iväg den åt mig. Men åt andra hålet också såklart exempelvis att ekonomi får in en leverantörs faktura som kan kopplas till ett specifikt projekt. Det vill vi också ska belasta det projektet så att sen när vi sitter och gör vår uppföljning av projektekonomi då har vi hela det perspektivet både pengar vi har fått in i form av kundfakturer och pengar som utöver intern kostnad har gått ut leverantörs fakturor och allt det här utöver bara att man har synlighet över den här inte minst också i vissa fall man kan göra det själv inte minst när det kommer till de här kundfakturorna. Har en projektledare all information för att skapa kundfaktur borde den person kanske kunna göra det med viss begränsning. Men självklart ifall man separerar de här mellan olika avdelningar då är det ofta också att det helt enkelt bara dröjer i tid. Ganska ofta till och med så långt att du har inte en komplett projektekonomi bild för ens projekt att det är helt stängt och färdigt först då har du fått in all information för att faktiskt kunna säga var det här ett bra projekt gick vi plus gick vi minus hur mycket åt var det av. Så det är egentligen lite sammanfattat så att det finns två perspektiv har delvis att underlätta för ekonomi. Projektledningen kan hjälpa deras jobb lite grann med att skapa upp kundfakturer och projektledningen får info snabbare från ekonomi i form av hur borde mina projekt bli belastade. Gött om vi kikar lite grann på hur det här kan se ut då i form av ett integrationsflöde så här har vi då några stycken system som är med i leken framför allt då såklart monday.com och Fortnox och sen så har vi Make i mitten. Make för er som det är nytt för ett integrationsverktyg som vi jobbar med tillsammans med monday.com som egentligen agerar motorn för all den här kommunikationen där vi både kan koppla ihop system men också kan vara ganska dynamiska i hur flyttar vi informationen mellan systemen. Så om vi kikar på den här bilden så ser vi även att det finns tre stycken monday.com-ikoner och det är egentligen som vi kommer kika på alldeles strax motsvarade tre monday.com-tavlor. Det vill säga i det här fallet så har vi projekt i monday.com, vi har kundfakturer och vi har leverantörsfakturer. De två ska ju såklart vara separata från varandra i och med att de betyder olika saker. Och slutligen har vi Fortnox då. Så då kan vi även följa pilarna här och se att exempelvis från Fortnox då får vi in till monday.com våra leverantörsfakturor och sen våra leverantörsfakturor ska sedan förmedla vidare informationen till vilket projekt den är kopplad till. Kundfakturor, de ska också summera sin information till projekt så lite som vi pratade om innan. Vi får in både vad vi fått in via kundfakturor och vad som har belastat projektet från leverantörsfakturor för att få en helhetsperspektiv. Och sen slutligen då i den här interaktionen kommer vi även kika på att om vi kan då som projektledare som jobbar i monday.com genomföra våra projekt i monday.com definiera en färdig kundfaktura och sen helt enkelt skapa över den till Fortnox. Sen kanske det fortfarande finns någon form av flöde att det är fortfarande någon på ekonomi som granskar den här i Fortnox innan den skickas iväg. Det kanske är så att ekonomi inte behöver jobba i monday.com men då har vi ändå den handover mellan monday.com och Fortnox där rätt person har definierat så mycket som möjligt. Toppen! Om vi ska kika lite på demon. Så den här demon som vi ska kika på den är baserad på vår PSO-produkt det vill säga Professional Services Operations. Det är en färdig produkt som vi har tagit fram baserat på monday.com CRM-produkt men som också har massa andra funktioner som vi inte kommer gå in på idag. Men om ni är intresserade av att lära er mer om just vad den här produkten i övrigt kan göra så finns det ett separat webbinarium som är gjort av vår vd Thomas som ni kan hitta på vår hemsida. Jag slänger även in den i chatten här för er som kollar live på webbinariet och för er som kollar senare på Youtube så kommer länken till den här finnas i beskrivningen. Toppen! Om vi kikar in i monday.com här då så börjar vi med den första tavlan som vi hoppar tillbaks hit det vill säga projekttavlan. Har vi någon form av projektledning i monday.com så kommer vi i princip alltid ha någon form av projektöversikt. En rad motsvarar ett projekt. Här vill vi knyta in all information som rör det här projektet. Allting ifrån vem är det som är projektledare, vad är status på projektet, när ska vi genomföra projektet, kanske saker som storlek på projektet eller annan metadata. Men vi kommer även vilja knyta in det som kommer lite längre fram här, det vill säga delvis vår resursallokering, hur många projekttimmar har vi budgeterat för det här och hur många planerar vi sedan ut. Mer om det i det här separata webbinariet. Men slutligen det som vi ska prata om idag så vill vi även kunna få in sådana här information som för det här projektet hur mycket har vi fakturerat, plus. Hur mycket har vi fått in i leverantörsfakturer som ska belasta projektet. Sen har vi även såklart det som vi pratade om eller så precis här, timmar som är interna kostnad. I och med att vi har de här i timmar här så kan vi även räkna om dem till pengar i någon form av interna kostnad per timme för att verkligen få ett helhetsperspektiv av exakt så här mycket har projektet kostat oss så här mycket har vi fått in. Toppen. Men om vi hoppar vidare till de talarna som är relevanta för oss idag här nere så har vi de två som här är på engelska client invoices och supplier invoices, det vill säga kundfakturer och leverantörsfakturer. Det är ju då de här två tavlorna i flödet. Huvanledningen såklart att de är separata tavlor här för att de är olika typer av rader och därmed potentiellt har olika kolumner, metadata och så vidare. Om vi kikar här då på den här tavlan först kundfakturer så för er som har varit in i monday.com en del innan och vet att det finns både huvudrader och underrader så kan man ganska snabbt se här att det är ganska likt en faktisk faktura eller hur? Vi har en faktura och sen har vi faktura rader så att vi har ju verkligen bra byggstenar här i monday.com för att beskriva precis samma information som om du hade hoppat in här i Fortnox, skapat upp en faktura och börjat definiera dina faktura rader. Samma sak kan vi göra här i monday.com. Om vi kikar här då på de som finns här lite sen innan som jag har förberett för att kunna dema lite snabbare så har vi här då en huvudrad som är en faktura. Vi ska skicka ut en faktura till den här kunden för det här projektet då. I och med att projektet är i monday.com så kan vi helt enkelt bara genom en kopplingskolumn välja det projektet som hämtas direkt från vår projektlista och i och med att vi har kopplat den då så kan vi även hämta in vissa värden direkt från projektet. I och med att jag vet vilket projekt den här är för då vet jag redan automatiskt vilken kund det är och kanske även ifall vi ska använda det för vem som ska få fakturan vilken kontakt till och med ska antingen läggas in som referens eller till och med mottagare för fakturan. Lite annan information som vi lägger på huvudraden i övrigt som är för hela fakturan kan vara saker som vad ska faktureringsdatumet vara, vad ska betalningsvillkoren på fakturan vara. Vilken valuta och så vidare ska den vara och lite annat som vi kommer till. Valuta värt att nämna här också är att valuta kan vi även bygga in en automatisk konverterare och jag menar med det är att exempelvis ifall vi räknar alla våra pengar och intäkter i svenska kronor så kan vi då genom att vi taggar den här med som vi ser här exempelvis euro så kan vi automatiskt med hjälp av mig fylla på med vad är den nuvarande växlingskursen. Och så kan vi också göra den mer avancerade också exempelvis om man har egna växlingskurs tabeller och matar. Men eftersom vi då växlar den kursen så får vi slutändan alltid totalt pris ink mons och ex mons i svenska kronor. Så att sedan när vi gör vår uppföljning på projekt eller även om vi bara vill titta på vad vi fakturerat så kan vi göra den jämförelsen. Toppen. Om vi öppnar upp en av de här raderna då så självklart så kan man i teorin skrolla runt här fylla i allting i tabellform. Men som ni ser så blir det ganska många kolumner och nu har jag till och med dålt en hel del kolumner här bara för att hålla det lite mer clean. Men vad vi kan göra då är att om vi klickar på open här så öppnar vi upp den raden. Vi tittar här nu fortfarande på exakt samma kolumner och några till till och med. Det är bara att det är lite mer användarvänligt att fylla i en faktura på det här sättet och väldigt likt förmodligen vad man skulle se exempelvis i Fortnox. Skillnaden är framför allt att här kontrollerar vi varje enskilt fält i monday.com. Så om vi går tillbaks till det exemplet av att det är en projektledare som fyller i den här fakturan kan vi verkligen definiera vilken information tillåter vi en projektledare att fylla i eller att inte fylla. Självklart kan vi även lägga på vissa saker som viss typ av validering att det kanske är så att de får välja vilken kunder och sen så fyller det automatiskt i fakturering information. Men projektledaren kan själv inte välja fakturering information som ett exempel. Men vad vi ser här då är att vi har brytit upp det lite olika egentligen bara rutor för att vara lättare och följa och vara mer överskådligt. Där vi har lite generell information, vi har kundinformationen, vi har de faktiska ingående värdena av totalen. Vi har våran växlingskurs och våran valuta samt lite referenser här. Contact-reference, våran referens och sen i det här fallet skickar vi även med ett projekt i det för att kommunicera med kund på våran faktura. Skrullar vi ner här lite så kommer vi även se våra underrader. Just nu är den här tom som vi såg innan, men det här är alltså också bara att vi ser det som finns rakt under här. Vi öppnar upp den sen som har mer data så kan vi även se hur det här kan vara ifyllt. Men som sagt är det här då fakturarader så vi kan välja vilken enhet, vad är kostnad per enhet, antal. Om vi ska ha någon form av rabatt, var det i procent eller faktiska kronor och sen så får vi subtotaler. Den informationen är både det som vi ser när vi öppnar upp i den här rutan och självklart också när vi tittar på de här som är för hela fakturan totalpris. Då är det en summering av våra fakturarader. Så det kan vi även se härifrån och sen skrullar vi lite längre ner till så här har vi då våra integrationskolumner egentligen. Så vad vi gör när vi bygger vissa typer av integrationer mellan monday.com och andra system, det är att vi använder kolumntyper som vi tänker kan vara bra byggstenar som knappar. Exempelvis en statuskolum använder vi ofta som en knapp och anledningen till det är för att kunna göra så här. Om vi klickar upp den här så ser vi att den första säger Create. Även då klickar de medvetet nu så borde det vara så att den här går igenom för att allting är ifyllt. Men då som ni ser här så ändrar den automatiskt till Creating för att ge lite feedback och sen slutligen Created. Så det är lite den här klassiska att man trycker på en knapp man vet inte om någonting har hänt. Här använder vi den byggstenen så att så fort Make har tagit emot den signalen som vi ska kika på här om en sekund då ändras den statusen till Creating för att ge den feedbacken till användaren. Och slutligen då så klart även Created. Vad den även kan göra om vi gör så här. Om vi tömmer den här igen. Sen medvetet tar jag bort här våran referens som jag vet är ett fält som vi har sagt att det måste du som PL i det här fallet fylla i för att kunna skapa en faktura. För er som undrade vad rutan här till höger är så är det att vi kan även vara såpass dynamiska att vi kollar på alla ingående värden när vi klickar på den här knappen. Och sen så när den här går över till Make och inser att det här har du glömt fylla i då så kan den ändra den till error. Och sen såg ni även att det var en liten pil där. Och då kan vi göra så som vi gjort här att vi pekar mot den här textrutan och i den textrutan så fyller vi även i om och när den vill ladda vad man har missat. Exempelvis då i det här fallet att man inte hade fyllt i våran referens. Så att det är såklart oturligt just nu att den inte vill ladda med för mycket internetgrejer samtidigt tror jag. Men ni får helt enkelt lita på att det är så att det kommer då upp i den här textrutan som vi såg innan så kan vi lägga in text som exempelvis vänligen fyll i följande fält. På det här fallet skulle vi kunna säga våran referens. Sen går man hit, fyller i det fältet och så får man helt enkelt försöka igen. Så vad den här knappen då gör alltså är att när du tycker på Create den kollar har du fyllt i allting som vi har sagt att du måste fylla i. Om nej ge den feedbacken tillbaka. Om ja gå vidare till Fortnox skapa faktura. Utöver att den skapar i fakturan i Fortnox så kanske ni även märkte här att det dök in en fil här. Vad det är är att så fort den har skapat fakturan i Fortnox så laddar den ner en kopia på just den fakturan ifrån Fortnox. Så här kan vi även se exempelvis det jag precis fyllit i. Våra referens Lucas Andersson här dyker upp på fakturan. Vi ser våra fakturarader som var på underradsnivå här alldeles nyss och så vidare. Det här är då verkligen en exakt kopia som vi har laddat ner från Fortnox. Här är Fortnox som har genererat den här. Vad vi även brukar inkludera är ifall det exempelvis finns ett sådant behov att jag vill kunna skapa fakturan på ett ganska kontrollerat ordningsfullt sätt härifrån. Med all validering som går in i det. Men vill även kunna hoppa över till Fortnox för att granska fakturan eller kanske göra några några former av ändringar. Så brukar vi även inkludera en direkt länk här som vi ser går till Fortnox specifikt till just den fakturan också. Toppen. Bra. Utöver det så får vi även in exempelvis OCR-nummer som i det här fallet är genererat av Fortnox och ett faktura-nummer. Toppen. Slutligen då också som sagt att det här beror lite på hur man vill göra det här. För att även visa på principen så kan man även skicka en faktura från monday.com. Det vill säga att du har hela faktureringens flödet direkt från monday.com. Du fyller i vad som finns på fakturan. Du kan skapa den till Fortnox och du kan skicka den till kund. Därmed att det här också är bra att kunna förgranska den innan den går ut till kund. Så när man trycker på den knappen här, Send Invoice, så säger jag att den skickas från monday.com. Egentligen så vad som händer är att vi skickar en signal via Make till Fortnox som säger skicka den här fakturan. Så i slutändan så blir det exakt samma sak som om man faktiskt hade gjort allt det här i Fortnox. Både skapa upp fakturan och skicka den från Fortnox. Bara att använda den, aldrig behöver man lämna monday.com. Bra. Om vi kikar på den andra tavlan då. Supplier Invoices. Den här tavlan ser ganska lik ut till våran kundfakturor tavla. Men som sagt, enda skillnaden är egentligen att det är ju faktura åt andra hållet. Det är våra leverantörsfakturer. Så integrationen i det här fallet gör att när vi får in en leverantörsfaktura till Fortnox så kan vi skicka in den i monday.com Det här kan vi göra då. Oftast så vad man brukar sätta upp i Fortnox är att ekonomi tar emot den först i Fortnox. Där så får man kolla på fakturan och säga vilket projekt tillhör den här. I och med att ofta kan systemet inte lista ut det helt själv. Så de väljer vilket projekt det är redan i Fortnox och då löses den in i monday.com. Och är redan förvald för vilket projekt som gäller. Om det är kopplat till något projekt såklart. Men grundprincipen här är egentligen väldigt lik den som vi hade alldeles nyss i kundfakturen. Utöver att vi har lite skillnad såklart i vilka kolumner vi har. Exempelvis här har vi vår leverantörsnamn istället för en kund. Vi har fortfarande fakturadatum såklart. Vi har potentiell taggning för exempelvis kostnadsställen. Vi har valuta, vi har kostnad. Självklart har vi även kopior igen på den fakturan från Fortnox. Och en länk till Fortnox om vi vill kika på den där i. Vad som ofta man lägger till här i monday.com utöver att bara få in de som leverantörsfakturer. För att kunna koppla den summan till vårt projekt för projektekonomi. Det är att man ofta kanske har ett attesteringsflöde där man vill att projektledaren av ett visst projekt. Ska vara den som för attesterar en leverantörsfaktura. Så om man då tar in den till monday.com kan man även lägga in sådana typer av funktioner. Som exempelvis när vi får in en leverantörsfaktura i monday.com. Kolla vilket projekt den är kopplad till och hämta in den projektledaren och sätta en som attesterare på den här leverantörsfakturen. På så sätt kan man även få in för attestering av projektledare i monday.com utan att igen projektledaren behöver någonsin gå in i Fortnox eller lämna om. De gör allting de gör här. Toppen och det är det som man ser här. Exempelvis att man kan säga approved. Självklart har vi även item cards som vi såg innan. Här är uppdelningen lite annorlunda och det är mer för att här så ska man inte fylla i så mycket utan här är det ju mer bara att konsumera information. Bra. Om vi tar tillbaka det här lite grann då det vi pratade om innan kopplat till att nu har vi kollat på kundfakturer som vi skickat till Fortnox. Vi har kollat på leverantörsfakturer som hämtas från Fortnox och vi vill få in ett helhetsperspektiv kring vår projekt ekonomi. Det var lite det som vi tittade på här innan det vill säga i vår projekt lista där vi började. Nu i och med att vi har den informationen i man det vi har våra kundfakturer som vi såg att vi som projektledare kan gå in och fylla i på fakturaradsnivå. Det här är det som ska ingå i fakturen. När vi gör det så väljer vi även ett projekt som den ska kopplas till och när vi kopplar den från det här hållet kopplas den på båda sidor. Det vill säga att vi behöver sedan inte gå in i vår projektöversikt också och säga det här är fakturorna för det projektet. Det har vi redan skrivit in i kundfakturattalande. På så sätt så kan vi både få det kopplat till våra kundfakturer som vi definierar själv och även som sagt de leverantörsfakturerna som vi får in i man det. Som då är företaggade redan med vilket projekt de är kopplade till. Då får vi plötsligt in helhetsbilden här både i fakturerat och vad vi har för belastning på projektet i form av leverantörsfakturer. En gång också som vill man ta det verkligen hela vägen och koppla det till vår intern kostnad då skulle man kunna göra saker som att antingen ge ett schablon värde för varje timme som en intern resurs har lagt på det här projektet så räknar vi med x kronor som även lastar projektet. Men det finns även möjligheter här i och med att som vi pratar mer om i PSO-webinaret lägga det så specifikt som den här rollen eller även potentiellt den här personen har en viss typ av belastning på projektet för deras tid. Så då kan man även ta höjd på för det så specifikt. Toppen! Pausa kort för några frågor också. Om det är någon som tyckte att det gick för snabbt eller liknande. Gött! Om vi ska kika lite kort i Make då för att visa lite grann bara för att ge lite insikt i hur funkar Make, hur ser Make ut för er som aldrig har sett någonting där inne. Så ska vi hoppa in där. Alright, så att för att driva all den här funktionaliteten, det vi tittar på här nu i den här listan, så finns det ett antal så kallade scenarion. Varje sådana här scenarion då är en integration. Där vi har exempelvis det som jag pratat om för ett tag sedan där när man väljer vilken valuta en faktura har hämta in växlingskursen. Det är en egen funktion. Men vi har även kanske den som är ännu mer intressant att kika på här just nu. Och det är ju då att skapa en kundfaktura som är lite mer avancerad. Nu ser den här ganska stor och komplex ut, men egentligen så är det inte svårare än att det är ett flödesschema helt enkelt som börjar från vänster. Så när vi klickar på den knappen i monday.com där, där vi klickade om ni kommer ihåg på att skapa en faktura. Hoppar hit lite snabbt. När vi har definierat alla ingående värden av vår kundfaktura, vi är nöjda med det vi ser, så klickar vi skapa. Då går det en signal till den här första så kallade modulen. Den tar emot signalen. Får med sig lite information om vilken rad du klickade på, vilken tavla det var i och även vilken användare som faktiskt tryckte på den här knappen om det exempelvis har någon bäring. Och sen är det första som händer här, det jag nämnde innan, att vi ändrar då samma radsknapp till creating. Så att det såhär ser ut när man skapar funktioner i Make. I det här fallet så behöver man välja vilken tavla är det som jag ska uppdatera, ett kolumnvärde i, vilken rad. Håller jag musen över den så ser ni att den där första modulen som tar emot signalen börjar pulsera. Det är för att det här är det unika i det för just den raden. Så att det inte alltid är samma, utan vi vill ju uppdatera den raden som man klickade på och vi får med i den här signalen. Och slutligen då även vilken kolumn ska vi uppdatera? Vi ser i att vi ska uppdatera Create Invoice, som är den här knappen, Create Invoice, till Creating. Så att det här är det första den gör. Så fort den har tagit emot signalen, då säger den Creating tillbaka till monday.com. Så att man får den här direkta feedbacken. Efter det så hämtar den raden för att få ut all den här informationen för att vi ska kunna göra den bedömningen. Har vi fyllt i allting? Och det är då här som den gör lite olika saker i olika grenar. I det här fallet kommer den första översta, mitten grenen och sen grenen längst ner. Så den översta grenen, vad den här gör, sammanfattar att den går igenom och till och med fiskar genom nivåerna. Exempelvis att har vi sagt att du måste fylla i den här informationen på det kopplade projektet till och med. Det vill säga att du ska fylla i det projektöversikten. Då dyker den in genom den kopplingen, kollar på det projektet, dyker igenom kopplingen till vilken kund som är kopplad till det projektet. Och sen kollar allt allting finns med. Exempelvis leverantörs eller fakturering, information för en kundfaktur. Hittar den någonting som saknas så går den sen även in här och skriver in i den här textrutan. I det här fallet så skriver den fel. Den här kunden är inte skapad i Fortnox som ett exempel. I det här fallet så slänger jag den med en länk som till och med gör så att du snabbare kan hitta den i monday.com och skapa den i Fortnox som en separat funktion. Utöver det så går den även in här och kollar lite övriga fält. Samma resultat där. Om du har missat att fylla i någonting så skriver vi tillbaka till monday.com. Och slutligen här förutsatt att allting är frid och fröjd och du har fyllt i allt du ska. Då går den vidare och här börjar vi se en annan ikon på modulerna. I det här fallet Fortnox där vi till och med ser här nere Create an Invoice. Så här då har du förutsatt att vi har fyllt i allt så skickar vi med allting som är ifyllt i monday.com. Samma sak om kolumnvärdet från vilken valuta var en anmäld på kunden, vilket datum ska den vara på och så vidare. Skapar upp fakturan. Sen vidare efter det så har vi direkt efter det här som vi pratade om downloaden Invoice. Så vi skapar den först i Fortnox, laddar ner en PDF-kopia direkt på den och sen laddar vi upp den till monday.com på samma rad. Så det är väldigt sammanfattat hur ett sådant typ av scenario kan se ut i Make. Men kortare än det är inte svårare än ett flödeschema. Systemet är byggt för att även om man inte är programmerare så ska man kunna bygga integrationer. Och det är exakt det som vi har gjort här för att i det här fallet skapa en kundfaktura. Toppen! Jag har en kort för lite fler frågor men annars så har vi slut på tid för idag. Inga frågor. Toppen! I så fall får jag tacka så mycket för mig. Hoppas att det här webbinariet har gett er lite insikter eller tankar. Ha det bra! Hej!