Kul. Då tänker jag att vi sätter igång och det är faktiskt väldigt kul att se att det är kunder här som man känner igen och det är vissa som jag inte känner igen så det ska bli jättekul. Så jag ska göra en snabb presentation egentligen kopplat till vem jag är som person och även Omnitas Consulting som är mitt bolag. Jag heter Philip Odelberg och jobbar som säljare på Omnitas Consulting. Har jobbat här ca ett år och har en tidigare erfarenhet att sälja många system. Affärssystem, ERP system från projekthantering, CRM, HR, lönesystem etc.. Så har väldigt stort bagage på många samtal med kunder i form av olika upphandlingar. När det kommer till SMB skiftet i den storleken men också även enterprise bolag. Och varit med i deras process upphandling. Jag har väldigt mycket erfarenhet när det kommer till den sortens upphandling och vad som är viktigt att tänka på och det är väldigt vanligt att folk, verksamheten misslyckas i sin upphandling. Så jag kommer prata lite om de mest vanliga misstagen och vilka konsekvenser. Men framför allt ge de tips så att ni slipper, så att ni kan undvika de misstagen. Om vi börjar titta först lite på agendan så kommer vi dra lite kort om Omnitas Consulting, vilka vi är som bolag och sen gå in på webinariets innehåll, vad det handlar om, varför detta webinar? Alltså vad är skälet och målet och syftet med webinaret? Men också titta på de mest vanliga misstagen och också ge dem tipsen på hur ni kommer vidare. Sen kommer vi ha i slutet kommer ni ha möjlighet att kunna ställa era frågor och det går även bra att ställa dem under seminariets gång så ska jag se till att svara på dem när jag får tillfälle. Men först då. Ni som inte känner till oss, vi är ett management bolag som sitter här i Stockholm. Vi är ca 30 anställda. Vi hjälper kunder väldigt mycket när det kommer till hur ska man tänka kring sin IT miljö. Hur ska vi digitalisera oss? Hur ska vi optimera våra arbetsflöden? Hur kan vi ta fördel av AI som också är ett stort del men också framför allt mycket automation så man får effektiva arbetsflöden? Det handlar mycket för företag såklart att de är så pass effektiva så att vi sparar tid och vi kan nyttja vår tid till mer utvecklande uppgifter i företaget. Det har inte undgått många här som sitter i mötet att vi är en stor och stolt partner till monday.com, den plattformen är vi så att säga en av vår expertis och det är där vi också vunnit pris årligen för att vara deras bästa partner i världen. Ja, så vi hoppar in egentligen i själva webinariet och vad vi ska syfta till egentligen. Och målet handlar om i slutändan om att ni ska investera i rätt system när ni går upp i upphandlingar. Det likaså så handlar det om att man ska ha en tydlig och effektiv köpprocess, ingenting som ska komma i vägen under köpprocessen utan allting ska vara ganska klart och tydligt i hur ni upphandlar system. Sen handlar det också även mycket när det kommer till känslan att man ska kunna, när man möter leverantörer ska man också gå in med ett bra självförtroende. Man vet vad man vill. Man vill att man ska åstadkomma för man har gjort det grovjobbet. Och här är någonting som många underskattar. För det är väldigt många som kommer in i ett möte och möter leverantörer som pratar om hur systemet, hur folk jobbar i systemet och så sitter man som kund och inte riktigt har ägandeskapet i upphandlingar utan leverantören nästan tar över och säger till hur jobbar ni? Hur ska ni jobba med det? Det är viktigt att den matchen finns, att man har en fifty fifty här, att man kan ställa motfrågor och få en motreaktion. För det är någonting så viktigt att båda egentligen går in med samma insats i det här, så att man känner som kund att man har kontroll. Man vet vad man köper och man vet att det här kommer att täcka sina behov. Så vi ska börja med att titta på de vanliga misstagen. Och det första handlar mycket om och som vi lever i ett samhälle i skulle jag säga att vi går lite för snabbt fram för vårt eget bästa. Det är väldigt vanligt att verksamheter idag bokar "nu ska vi upphandla nytt system" och så börjar man boka leverantörer och har kommande veckor fullbokat med olika leverantörer som man träffar och sen sitter man efter en månads tid med 40 olika offerter och tänker vilken ska vi köra på? Och sen så utgår man egentligen bara utifrån priset, vilket som styr eller så. Eller så backar man och säger "vi fortsätter". Vet inte riktigt vad vi vill. Jättesnabbt, jättevanligt ska jag säga. Och det handlar mycket också i den här punkten som handlar om att man har gjort dåliga förberedelser. Man har inte tittat på vilka system har vi i vår IT flora idag? Hur ser den IT-stacken ut? Vad har vi för någonting i bolaget? Men verkligen också gå ner på våra arbetssätt? Hur ser våra arbetssätt ut? Och vad? Hur ser också behoven ut med arbetssätten i vår nya system. Men också titta på att göra en kostnadsanalys. Vad kostar de här arbetssätten i tid och pengar och vad kan det få för övriga konsekvenser? För oftast är det ju så att många avdelningar i informationen är lite beroende av varandra vilket kan skapa mycket konsekvenser i alla led. Men också en jätteviktig del att titta när man tittar på system upphandlingar. Att titta långsiktigt. Alltså om 5-10 år. Vart kommer vi troligtvis vara då? Det kan man ju spåna. Man kan ha ambitioner framåt och det är viktigt att ha den bilden av att sina behov kommer kanske förändras. Det är därför viktigt att titta också när man är ute och träffar leverantörerna. Har de de förutsättningarna? Har de ett öppet API? Behöver inte betyda att det är helt öppet, man kanske bara kommer åt åtskilda fält. Det är också en värdering. Hur öppna är APIer? Vad kommer vi åt här? Det här är också någonting som verkligen många inte förankrar heller inom organisationen. En köpprocess. Man har inte involverat de nyckelpersoner i alla led, ska sägas, och beslutsfattarna är inte med. Jag tror många känner igen sig när man har gått igenom en köpprocess. Och i slutet så träffar man IT eller legal och så säger de Nej, det där går ju inte, det där är inte ett säkert system, det kommer vi inte upphandla. Och så har man lagt oändligt många timmar på den här upphandlingen och så slutar det med att man får skrota den. Och sen sitter man i samma system igen. Och den sista punkten handlar mycket också om att räkna på investeringen. För det måste ju också vara lönsamt för de att se på. Om man inte gör det så hamnar man i den slutsatsen att det är för dyrt. Och då har man inte riktigt tittat på - Vad kostar våra delar idag och med den här lösningen, hur kommer kommer det förändra? Vad kommer vi kunna vinna av den här lösningen? Vad kan vi räkna hem redan då? Och hur kommer det att underlätta och vilka mer möjligheter kommer vi att få med den här lösningen? Man har inte sett den helheten liksom. Och vi som jobbar med sälj, vi stöter ju på de här olika delarna och vi kan härleda dem till de här olika misstagen och ta fram några påståenden. Det är för dyrt och det är ju för att man inte har gjort en kostnadsanalys än. Licenskostnader är ju en väldigt, väldigt liten del om man jämför med den manuella hanteringen som en enskild gör på företaget som man skulle kunna automatisera egentligen. Den kostnaden är betydligt mycket högre än licenskostnader. Om man nu skulle jämföra de två. För lönekostnader kommer att vara i slutändan den största kostnaden. Vi har också pausat upphandlingen är också en del att man känner sig inte riktigt säker på om det här faktiskt uppfyller sina behov. Man har inte gjort det grundläggande jobbet och då kommer man till slutsatsen: Vi väntar, vi avvaktar istället. Och vi vet inte vad vi köper. Vi vet inte vad vi får ut av den här lösningen. Det är också en sak om man inte har gjort den utvärderingen av vad man faktiskt köper. Och det här är ganska intressant för det har förekommit ganska många gånger. Vi fortsätter med befintliga system och det är ju en verklig indikator på att man Inte riktigt ha gjort grundarbetet. Man känner att risken är alldeles för hög. Man vågar inte gå in i något nytt för man känner att det finns så mycket farhågor egentligen i det och då har man inte gjort det här grundarbetet. Alla de här fyra punkterna kan man härleda till de här fyra delarna egentligen. Om man skulle gjort de här grunderna redan från början så skulle man ha en annan syn på det. Så några tips på vägen som jag kommer att skicka med idag: Det första tipset handlar mycket om vad kostar våra arbetssätt? Att faktiskt gå i grunden med och ta en helhet, inte per avdelning som man går in och tittar på utan ger centraliserat beslut. Att titta på hur ser våra behov ut på en stor skala i hela organisationen? Vi vill bygga upp en IT stack där vi har en massa system, 40 50 system kanske eller mer där vi har liknande funktioner på olika avdelningar fast olika system. Här är viktigt att vi tar ett centralt beslut och tittar över vår IT miljö. Vad har vi idag till exempel? Har vi det vi behöver? Och sen också utvärdera de här arbetssätten egentligen. Alltså vad är våra arbetssätt? Vad är våra pains? Identifiera och kartlägga dem. Var lägger vi mycket av vår tid och räkna ut den i tid också, på enskilda anställda men sen också multiplicera med de andra som gör liknande jobb. Då kommer ni få ut en kostnads bit och när ni har bytt ut de här scenariorna så är nästa steg att ta fram den kravspecifikation som kommer också bli ett underlag för er sen när ni går in i möten med leverantörerna. Här kommer ni vara ganska intressant för här kommer ni att kunna få scenarierna med olika kostnader i tid och pengar och kanske andra möjligheter som ni förlorar. Här kommer ni kunna se att det som vi trodde var den största kostnaden inte var det, utan det var den här delen av processen som var kostnaden. Det är ganska intressant och det är lärorikt att göra en sådan process. I nästa steg så är det viktigt att ni rangordnar och prioriterar så att ni har kanske en skala 1 till 3 där de som är rangordning ett då är de som är emergency, de som är viktigast att sortera först, att lösa först. Ni kommer få så bra koll på vad ni faktiskt har och vad som faktiskt kostar och kunna titta på det här när ni också är i möte med leverantör. Kravspecifikationen är ju superbra att kunna skicka till leverantör och be dem faktiskt svara upp till den här. Då får ni också bättre beslutsunderlag ju längre fram ni kommer i säljprocessen. Då har ni något att kunna härleda till. Sen kommer vi till tredje punkten och den här är någonting som många underskattar. Att upphandla system kräver resurser från organisationen och det ska man också allokera för, men också sätta en tidsplan att behandla här som ett projekt. Under en period ska vi göra och ha en deadline för de olika delarna. När ni är i möte med leverantörerna. Och även gå ner på resurser. Identifiera vilka kommer att vara beslutsfattare. Vilka kommer att påverka det här? Få med dem redan från start. och säg "nu kommer vi gå in i det här projektet och jag vill att alla ska bekräfta och vara med på det här". Och få fram alla behoven. Att sätta en tidsplan är superviktigt och även gå ner på detalj att den kommer behöva vara med i första mötet och i andra mötet. Att verkligen se till så att alla är med på tåget så att vi inte kommer längre fram i köpprocessen och säger "det här visste inte någonting om och det här strider mot det och det". Så vi kan inte fortsätta. Det vill vi inte ska hända. Det är viktigt att alla nivåer och nyckelpersoner får sin åsikt in i lösningen för de kommer använda den. Men också att C-level också är med där. Det är väldigt vanligt att många skickar en person på företaget och ut och reka system och sen så kommer den personen tillbaka och så får de skicka ut offerter till de på C-level som inte har mycket att gå på. De har en offert och ett pris och så blir det det de gör en bedömning utifrån. Så otroligt viktigt även att de övriga beslutsfattarna är med också och förstår värdet och den utmaning som finns i företaget idag och vad de kommer kunna lösa med den här lösningen. Jätteviktigt! Sen handlar det ju om att spika köpprocessen, att faktiskt, som vi varit inne på här, att alla är med på den. Att så här - "nu går vi in i processen och vi kommer aktivera er i de olika delarna". Och sen så handlar det såklart om att möta leverantörerna ute och träffa leverantörerna. Och när ni har gjort alla de här delarna så kommer ni när ni är ute och tittar på marknaden, träffa de leverantörer som är intressanta för er typ av bransch. Och så kommer ni ha ett, som vi åter är tillbaka på, ett väldigt bra självförtroende för ni vet vad ni har behov av. Ni vet vad som faktiskt kostar. Och ni kommer att komma jämlika med leverantören och kunna ha en bra dialog och ni kommer känna att ni har kontroll och ägande i den upphandlingen och det kommer göra att ni kommer inte hamna här längre i de här olika påståenden. Därför ni har redan hanterat dem, behandlat dem internt hos er. Så ni vet att den här investeringen kommer vi tjäna så mycket pengar på och det här kommer skapa de här möjligheterna för oss. Så det var egentligen allt. Det var faktiskt mina tips för dagen. Väldigt snabbt och enkelt. Jag tycker det handlar också mycket om det här, att vi ska ha effektiva upphandlingsprocesser och bara vi planerar för det och gör grovjobbet så kommer det gå vägen. Så nu ska vi se om vi fått några frågor i chatten här så det är om ni har några frågor så är det bara att ställa dem nu. Nej, då var det solklart med andra ord. Då får jag tacka så mycket för att ni tog er tid att titta på det här. Jag hoppas att ni kan ta lärdomar och om ni undrar om någonting mer eller tips så finns jag alltid. Ni har mina uppgifter på sidan. Så får ni ha en supertrevlig dag så hörs vi. Ha det bra nu!